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Gute Teilnehmerführung für ein digitales Event gestalten

Als Gast­ge­ber für ein dig­i­tales Events bietet es sich an, die Teil­nehmer sorgfältig auf ihrer dig­i­tal­en Reise zu begleit­en. Es gibt Dir zum einen die Möglichkeit, alle Beteiligten tech­nisch und inhaltlich mit an Bord zu holen. Zum anderen wer­den Teil­nehmer enger und langfristiger an die Ver­anstal­tung gebun­den,  als zwis­chen dem Log-in und Log-out des Live Streams.

Die Zuschauerreise durch ein digitales Event

Ver­lässliche und pro­fes­sionelle Stream­ing Tech­nik ist die erste wichtige Säule für ein dig­i­tales Event. Ein guter rot­er Faden mit ein­er span­nen­den Dra­maturgie ist die zweite. Dazu gehört nicht nur ein inhaltlich guter Ver­anstal­tungsablauf, son­dern auch eine angenehme Zuschauer­reise für Deine Teil­nehmer. Dafür bietet die dig­i­tale Durch­führung eines Events span­nende Wege, um diese Reise lange vor dem Ein­loggen in den Stream zu starten und nach dem eigentlichen Ende hin­aus ausklin­gen zu lassen. Dazu kann die dig­i­tale Zuschauer­reise in drei Abschnitte unterteilt werden:

Vor dem digitalen Event

Hier kannst Du bere­its die dig­i­tal­en Kom­mu­nika­tion als WarmUp für das eigentliche Event nutzen. Warum nicht ein Video anstatt der üblichen E‑Mail als Ein­ladung ver­schick­en? Auch eine E‑Mail-Serie, die nach und nach die Gäste des Events vorstellt und Videogrußbotschaften an die Teil­nehmer enthält, kann die Vor­freude anheizen.

Inhaltlich­es Onboarding

Generell ist die Aufmerk­samkeitss­panne bei einem dig­i­tal­en Event kürz­er, als bei einem Live-Event. Daher ist es umso wichtiger, dass die Teil­nehmer während­dessen auch direkt die Infor­ma­tio­nen bekom­men, die sie inter­essieren. Nutze die Zeit vor dem Event um die Teil­nehmer inhaltlich mit in die Gestal­tung des Events einzu­binden.
Online-Umfra­gen kön­nen zum Beispiel in der Vor­abkom­mu­nika­tion wichtige Auf­schlüsse darüber geben, welche The­men Deinen Kun­den, Mitar­beit­ern oder Ver­trieb­spart­nen auf den Nägeln brennen.

Tech­nis­ches Onboarding

  • Neben den oben beschriebe­nen Möglichkeit­en zum inhaltlichen Onboard­ing ist auch das tech­nis­che Onboard­ing ein wichtiger Schritt auf der Reise. So sollte vor­ab zum Beispiel darüber informiert werden,
  • in welchem Brows­er der Stream und seine tech­nis­chen Ergänzun­gen wie Chat und Break­Out Rooms am besten genutzt wer­den können.
  • Um tech­nis­che Stolper­steine aus dem Weg zu räu­men wer­den Bild- und Tonüber­tra­gung mit den exter­nen Zuschal­tun­gen getestet.
  • Teil­nehmer wer­den informiert, einen Desk­top nach Möglichkeit mit LAN-Verbindung und ergänzend ein Smart­phone für Inter­ak­tio­nen bere­it zu halten.

Ein­fach­er Anmeldeprozess

Der Anmelde­prozess sollte für die Teil­nehmer so ein­fach wie möglich sein. Er richtet sich jedoch stark danach, welch­es Ziel Du mit Deinem Event ver­fol­gst. Han­delt es sich um beste­hende Kon­tak­te? Dann kann die Anmel­dung über einen geschützten Link zur Stream­ing Page erfol­gen. Ist es ein kosten­los­es, öffentlich­es Event? Dann ist der Anmelde­prozess noch ein­fach­er.
Sollen jedoch mit dem dig­i­tal­en Event Kon­tak­t­dat­en gesam­melt oder vor­ab kostenpflichtige Tick­ets verkauft wer­den, ist ein sorgfältiger uns sauber­er Anmelde­prozess nötig.  Ins­beson­dere bei der Spe­icherung der Kon­tak­t­dat­en muss der Prozess sauber nach den Vor­gaben der DSGVO erfol­gen. Hier ist beson­ders darauf zu acht­en, dass auch die exter­nen Dien­stleis­ter für das Stream­ing, Tick­et­ing, Bezahl- oder Mail­ingsys­teme diesen Anforderun­gen entsprechen.

Während des digitalen Events

Bei einem dig­i­tal­en Event entspricht der Bild­schirm bei Deinen Teil­nehmern der Event­lo­ca­tion in der analo­gen Welt. Ziel ist es, dass sich die Teil­nehmer auch in diesem dig­i­tal­en Umfeld wohl fühlen und gut ori­en­tieren können.

Land­ing­page

Bei einem umfan­gre­icheren dig­i­tal­en Event mit Inter­ak­tion­stools, virtuellen Net­zw­erkange­boten, Chat, Work­shopange­boten etc. hat sich dazu eine eigene Land­ing­page bewährt. Über diese extra für das Event gestal­tete Web­page haben die Teil­nehmer alle Mod­ule der Ver­anstal­tung im Blick.
Hier kön­nen sich die Teil­nehmer reg­istri­eren, ein­loggen und den Stream sehen. ergänzend kön­nen an dieser Stelle drüber hin­aus auch das Tagung­spro­gramm, der Chat, Break­out Rooms oder weit­ere Infor­ma­tio­nen zu den beitra­gen­den Keynote Speak­ern über­sichtlich hin­ter­legt werden.

Tech­nis­ch­er Sup­port für die Teilnehmer

Bei dig­i­tal­en Ver­anstal­tun­gen sollte darüber hin­aus eine tele­fonis­che Sup­port-Hot­line den Teil­nehmern bei tech­nis­chen Prob­le­men auf ihrer Seite des Bild­schirms behil­flich sein kann.

Hier find­est Du ergänzend unsere Beiträge zu Möglichkeit­en der optis­chen Gestal­tung eines dig­i­tal­en Events und gute Tools zur Inter­ak­tion mit den Teilnehmern.

Count­down 

In der Prax­is haben sich Vorse­quen­zen zum tat­säch­lichen Start der Ver­anstal­tung bewährt. Die ein­fach­ste Vari­ante ist ein Count­down. Fort­geschrit­tenere Vari­a­tio­nen sind eine vor­ab pro­duzierte Kam­er­afahrt durch die Stadt auf dem Weg zum Stream­ing Stu­dio, Bilder­ga­le­rien zum The­ma der Ver­anstal­tung oder die Per­for­mance eines Musik­ers um die Wartezeit zu verkürzen.

Mod­er­a­tion

Der/die Moderator*in eines dig­i­tal­en Events sollte nicht nur sou­verän durch die Ver­anstal­tung führen, son­dern die Teil­nehme char­mant in das dig­i­tale Event ein­binden. Dazu muss er/sie die ver­wen­de­ten Inter­ak­tion­stools gut ken­nen, die Teil­nehmer damit ver­traut machen und bei tech­nis­chen Prob­le­men erste Hil­festel­lun­gen geben. Darüber hin­aus hat er/sie das Geschehen im Chat im Auge und bindet die Teil­nehmer­fra­gen in das Event mit ein, um ihnen auch tat­säch­lich Gehör zu verschaffen.

Mehr zu den Her­aus­forderun­gen eines/er Web-Moderator*in find­est Du in unserem Beitrag: Web-Mod­er­a­tion – 5 Prax­is­tipps, damit es richtig gut wird.

Welche Möglichkeit­en es in der Gestal­tung der Optik für ein dig­i­tales Event gibt, kannst du hier bei den Impul­spi­loten nachlesen.

Nach dem digitalen Event

Je nach­dem, wie der Anmelde­prozess im Vor­feld des Events aufge­set­zt wurde, kannst Du Deine Teil­nehmer auch im Nach­gang noch inten­siv begleit­en und an Deine Inhalte binden. Dazu bietet der aufgeze­ich­nete Video Stream reich­lich Con­tent zur weit­eren Verwertung.

Content-Verwertung

  • Angemeldete Teil­nehmer kon­nten nicht teil­nehmen? Stelle Ihnen die Aufze­ich­nung zur Ver­fü­gung. Ide­al­er­weise wird der Stream nicht nur online aufgeze­ich­net, son­dern auch lokal mit­geschnit­ten, da es beim Livestream­ing immer mal zu kleinen Aus­set­zern kom­men kann.
  • Aus­gewählte Parts kön­nen zu einzel­nen Videos ver­ar­beit­et wer­den und für interne Zwecke wie zur Weit­er­bil­dung oder Einar­beitung von Mitar­beit­ern ver­wen­det werden.
  • Einzelne Videos bieten Mate­r­i­al für Mar­ketingak­tio­nen oder Social-Media-Aktivitäten.
  • Chatver­läufe, Stim­mungsabfra­gen und Break Out Ergeb­nisse liefern reich­lich Inhalte für zukün­ftige Events und pass­ge­nauen Con­tent für mögliche Follow-Ups.
  • Diese Fol­lowUps kön­nen neben den geschnit­te­nen Videos auch ergänzen­des Mate­r­i­al wie Check­lis­ten, Vorzugsange­bote der Keynote Speak­er, Ergeb­nisse der Break­out Rooms oder Diskus­sio­nen bein­hal­ten. Und natür­lich auf mögliche Fol­gev­er­anstal­tun­gen aufmerk­sam machen.

Online gel­ten andere Regeln, als offline. Doch mit ein­er inten­siv­en Begleitung Dein­er Teil­nehmer durch ein dig­i­tales Event sorgst Du für Aufmerk­samkeit, pass­ge­nauen Inhalt, Fokus und eine enge Verbindung zum Event.

Bleibt flex­i­bel

Euer Ralf Schmitt
und das Team der Impulspiloten

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