Was sind hybride Events?

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Was sind hybride Events?

Eigentlich ist für die Veranstaltung alles bis ins Detail geplant und vorbereitet: Die Location ist gebucht, das Catering ist beauftragt, sieben Speaker sind gebrieft, der Tagungsplan ist finalisiert und gedruckt. Eigentlich eine entspannte Ausgangslage für das anstehende Event. Doch dann ändert sich plötzlich alles… 

Die Corona-Pandemie krempelt den Alltag in Deutschland um. Was anfangs eine leise Befürchtung ist, bewahrheitet sich schon bald: Social Distancing, Ausgeh- und Kontakt-Verbote. Und damit ist auch klar:

Die so schön geplante Veranstaltung kann nicht stattfinden.

Zumindest nicht so, wie es ursprünglich geplant war. Aber einige Tage später begrüßt ein gut gelaunter Moderator die rund 100 Teilnehmen-den der Vertriebstagung. Applaus ertönt – jedoch nicht von einem Live-Publikum, das sich den Regeln widersetzt und trotz Corona zusammengekommen ist, sondern von einer Soundmaschine. Der Moderator steht nicht vor Publikum, sondern vor einer Kamera in einem kleinen, zum Studio umfunktionierten Raum in Hamburg. Um ihn herum vor Ort nur ein Minimalteam von zwei Technikern und der Projektleitung. Seine rund 100 Zuschauer sind live über einen Online-Stream zugeschaltet.

 

Als klar wurde, dass das Event nicht wie ursprünglich gedacht stattfinden kann, wurde es nicht abgesagt oder verschoben, sondern aus der Präsenzveranstaltung wurde ein hybrides Event. Das bedeutet, die Veranstaltung wurde nicht als Notlösung eins zu eins zu einer Videokonferenz umgewandelt, bei der die Teilnehmenden stundenlang passiv vor dem Rechner sitzen und langen Monologen lauschen, sondern es wurde ein speziell auf das neue Übertragungsmedium angepasstes, virtuelles Event kreiert, bei dem die Teilnehmenden die Inhalte überraschend, unterhaltsam, interaktiv und in HD-Qualität präsentiert bekamen.

 

Worauf kommt es bei hybriden Events an?

Hybride Events: Zuschauer einbeziehen, egal von wo sie teilnehmen

Können nicht alle Teilnehmenden an einem Ort zusammenkommen, um einem Event beizuwohnen – ob aus gesundheitlichen Gründen wie während der Corona-Pandemie, aus zeitlichen Gründen, Kostengründen oder Ähnlichem, eignet sich ein Veranstaltungsformat ganz besonders: das hybride Event.

Das Kernelement dabei ist die Interaktion und das Involvement der Teilnehmenden durch die Verknüpfung von analogen und digitalen Kommunikationsmitteln – sodass die Veranstaltung standortunabhängig funktioniert.

 

Hybride Events können in unterschiedlichen Ausprägungen stattfinden: entweder mit einem gemischten Publikum, also einem Teil vor Ort und einem anderen Teil, der nur online dazu geschaltet ist, oder auch ausschließlich mit Online-Teilnehmenden.

Wo genau sich das Publikum befindet, ist letztlich unerheblich.

 

Ausschlaggebend ist, dass alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich aktiv zu beteiligen. Das bedeutet, dass alle Fragen stellen, mit den Referenten interagieren und mit anderen Teilnehmenden in Kontakt treten können. Ob die Teilnehmenden dafür in einer großen Halle sitzen und beispielsweise per Handy an einem Quiz teilnehmen oder an ebenjenem Quiz per Handy von zu Hause aus mitmachen, ist egal. Denn mittels moderner Technologie wird das gesamte Publikum in das Veranstaltungserlebnis miteinbezogen. So erleben Online-Publikum und Live-Teilnehmende das gleiche Ereignis – zumindest so ähnlich wie möglich.

 

Damit die hybride Kommunikation auch funktioniert und zu wertvollen Synergien führt, ist es wichtig, die unterschiedlichen Ansprachewege der Zuschauer gut miteinander zu verknüpfen und vor allem mit Emotionen zu füllen. Hier liegt der große Unterschied zu Präsenzveranstaltungen, die nur per Webcam mitgefilmt werden, oder zu frontalen Videokonferenzen. Bei diesen langweilen sich die Teilnehmenden schnell, da die Interaktion und die virtuelle Teilhabe der Online-Zuschauer fehlt.

Kosten, Zeit, Größe: Die Vorteile einer hybriden Veranstaltung

In Zeiten der Corona-Krise liegt ein großer Vorteil der hybriden Events auf der Hand:

Ehemals offline geplante Veranstaltungen müssen nicht abgesagt werden. Inhalte können mit einem Live-Charakter ohne die physische Präsenz der Teilnehmenden verbreitet werden. Doch darüber hinaus bieten hybride Events noch weitere Vor-teile, die auch in Nach-Krisenzeiten nicht außer Acht gelassen werden sollten:

 

Der Kostenfaktor:

Je nachdem, ob das hybride Event mit einem Live-Publikum oder gänzlich virtuell stattfindet, können erhebliche Kosteneingespart werden. So fällt beispielsweise das benötigte Technik-Equipment für eine hochwertige Übertragung eines Online-Events weit geringer aus als die umfangreiche Bühnentechnik einer Live-Veranstaltung. Darüber hinaus wer-den die Reise- und Übernachtungskosten der Teilnehmenden und Referenten, das Catering und die Miete großer Veranstaltungshallen eingespart.

 

Die Teilnehmer sind ortsunabhängig:

Egal ob aus dem Homeoffice oder von anderen, gegebenenfalls weltweit verteilten Stand-orten aus zugeschaltet: Die Teilnehmenden eines hybriden Events können von jedem beliebigen Ort aus partizipieren. Einzige Voraussetzungen sind eine stabile Internet-Verbindung und ein Laptop, Handy oder Tablet. Dadurch entfallen nicht nur Reise- und Hotelkosten für den Veranstalter, sondern auch für die Teilnehmenden – ebenso wie lästige Reisezeiten. Ein weiterer Pluspunkt: die geringere CO2-Emission.

 

Die Veranstaltungsgröße ist nicht limitiert:

Bei einem reinen Online-Event wird die Veranstaltung aus einem kleinen Studio hinaus in die Welt gesendet. Dabei ist die Teilnehmerzahl nicht limitiert – im Gegensatz zu einer gebuchten Location, in der nur eine abgestimmte Anzahl an Gästen zugelassen ist. Auch bei einer Präsenzveranstaltung mit Live-Publikum vor Ort können mittels verschiedener digitaler Tools auch Mitarbeitende an anderen Standorten in Echtzeit teilnehmen – egal in welcher Zahl.


Die genannten Aspekte, insbesondere der Kostenfaktor, kommen am meisten zum Tragen wie jetzt zur Corona-Zeit: wenn ein Event komplett ohne Live-Publikum direkt an die einzelnen Teilnehmenden an ihren Bildschirmen gestreamt wird.

 

Online gelten andere Regeln als offline – was es zu beachten gilt

Damit das hybride Event nicht nur günstiger, sondern auch ein Erfolg wird, gilt es einiges zu beachten. Online herrschen zum Teil andere Regeln als bei einer klassischen Präsenzveranstaltung. Das betrifft zum Beispiel die Dauer des Events.

Im Netz läuft die Zeit nach anderen Regeln, und es kostet größere Anstrengung, sich für längere Zeit auf eine Sache am Bildschirm zu konzentrieren. Bei der Nutzung von digitalen Medien sind wir es zudem gewohnt, schnelle und passgenaue Informationen zugespielt zu bekommen. Bei Desinteresse bedarf es nur eines Klicks, Scrolls oder Swipes, und wir sind ans andere Ende des World Wide Web gesurft.

Alleine vor dem Rechner sitzend ist es für die Teilnehmenden der Veranstaltung deshalb besonders schwierig, konzentriert beim Thema zu bleiben und sich nicht ablenken zu lassen. Präsenz und Aufmerksamkeit aller Zuschauer bleiben jedoch auch bei hybriden Events einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren.

 

Für die Dauer eines digitalen Events ist es daher wichtig, eine gute Veranstaltungsdramaturgie zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Zuschauer entgegenkommt. Das bedeutet zum einen: Je länger eine Tagung dauert, desto ausgeglichener müssen sich die inhaltlichen Parts mit unterhaltenden Elementen abwechseln.

Zum anderen heißt das für die Dauer der Beiträge: Weniger ist mehr. So sollte ein Vortrag am Bildschirm rezipiert die Dauer von 10 bis 15 Minuten nicht überschreiten. Außerdem gilt: Je besser die Aufnahmesituation des Redners und die Aufbereitung der Inhalte durch visuelle Unterstützung wie Bilder, Präsentationen oder Videos ist, desto besser werden die Teilnehmenden dem Gesagten folgen können.

Mit Interaktion die Aufmerksamkeit nicht nur wecken, sondern auch halten

Fast schon ein Garant für die Aufmerksamkeit der Zuschauer ist Interaktion. Die Teilnehmenden benötigen deshalb viele Möglichkeiten, sich selbst während des Events aktiv miteinzubringen. Je mehr Austauschmöglichkeiten geschaffen wer-den, desto größer wird die Interaktivität des gesamten Events. Damit steigt auch automatisch das persönliche Involvement gegenüber der Veranstaltung, und die Aufmerksamkeit kann leichter über einen längeren Zeitraum gehalten werden.

Es gibt bereits eine Vielzahl an digitalen Tools, die es auch bei großen Gruppen ermöglichen, die Teilnehmenden individuell zu aktivieren. Dazu gehört zum einen die simple Chat-Funktion, die bei vielen Streaming-Dienstleistern bereits im Paket mit angeboten wird. Dort können zum Beispiel während eines Vortrags Fragen gestellt und Kommentare geschrieben werden, auf die der Moderator direkt reagieren und somit gezielt sein Publikum miteinbeziehen kann. Zum anderen stehen Abfrage-Tools zur Verfügung, die es als individualisierbares Modul ermöglichen, Stimmungsabfragen in Echtzeit zu stellen. Alles was die Zu-schauer dazu brauchen, ist ein Mobiltelefon, mit dem sie sich an den Erhebungen beteiligen können. Diese Abfragen können n der Moderation eingesetzt werden, um ein verbindendes Element zwischen unter-schiedlichen Zuschauergruppen zu schaffen und sorgen durch ihre Echtzeitauswertung dafür, dass die Teilnehmenden sofort das Ergebnis ihrer Partizipation sehen können. Darüber hinaus können Inhalte der Veranstaltung gamifiziert werden: z.B. mit einem Online-Quiz. Dabei kann das Ziel beispielsweise sein, die vorausgegangenen Vorträge noch einmal zu rekapitulieren. Gleichzeitig kann der Ehrgeiz der Teil-nehmenden geweckt werden, wenn zum Beispiel unterschiedliche Standorte oder auch zufällig entstandene Gruppen gegen-einander antreten.

Abwechslung ins Spiel bringen und den Überraschungseffekt nutzen

Solche spielerischen Elemente bringen Abwechslung in die Veranstaltung und geben den Teilnehmenden die Gelegenheit, sich neben den inhaltlich anspruchsvollen Programmpunkten mit starkem Konzentrationsfokus auch mal zu entspannen.
Diese eher der Unterhaltung dienenden Elemente haben im besten Fall noch einen Infotainment-Charakter – vermitteln also auf leichte Art Wissen. Eine gute Zusammenfassung eines inhaltlichen Beitrages kann Graphic Recording leisten. Besonders charmant wird es, wenn das Graphic Recording auf einem digitalen Event nicht auf dem Tablet erstellt wird, sondern im Gegensatz dazu analog gezeichnet und mit Post-its, Pappschablonen und Co. angereichert wird. So werden Inhalte kreativ und einprägsam zusammengefasst – und die Teilnehmenden staunen nicht schlecht ob der künstlerischen Fähigkeiten des Zeichners. Eine ähnlich gut funktionierende Alternative kann die Zusammenfassung via Poetry Slam sein, bei der ein Künstler die Beträge ad hoc in kleine poetische Gedichte und Texte verwandelt. Diese eher ungewöhnlichen Varianten der Zusammenfassung sorgen direkt für einen Überraschungseffekt – womit ein weiterer, sicherer Garant für Aufmerksamkeit erfüllt wird. Überraschungen funktionieren natürlich auch bei Online-Veranstaltungen und locken das Publikum aus der Reserve. Andere überraschende Elemente können zum Beispiel kleine Einlagen sein wie ein Sofakonzert, eine Beatbox Performance oder ein artistischer Beitrag, die in die Live-Schaltung integriert wrden.

 

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Online schwierig: Ein Gemeinschaftsgefühl entstehen lassen

Was ebenfalls eine willkommene Überraschung für die Teilnehmenden sein kann: eine außergewöhnliche Pause. Statt die Zuschauer mit einem schnöden „Wir sehen uns in x Minuten hier wieder …“ in die Pause zu verabschieden, können virtuelle Räume zur Verfügung gestellt werden, in denen sich die Teilnehmenden als Avatar begegnen und so netzwerken können. Das ist für viele neu und außergewöhnlich, macht Spaß und kommt gleichzeitig dem Bedürfnis der Teilnehmenden nach Kontakt untereinander entgegen.
Ein Gemeinschaftsgefühl kann auch entstehen, indem der Veranstalter seinen Teilnehmenden vorab haptisch ein Paket zukommen lässt. Darin kann beispielsweise ein kleiner Tagungssnack verschickt werden oder Postkarten mit lustigen Gesprächseinstiegen für den virtuellen Austausch. Der Kreativität sind hier fast keine Grenzen gesetzt. Gerade diese Kombination von virtueller und analoger Welt macht den besonderen Reiz eines hybriden Events aus. Ein weiterer Pluspunkt solcher haptischer Materialien: Die Teilnehmenden fühlen sich wertgeschätzt, das Event wirkt mit Liebe zum Detail geplant.

 

Auch im virtuellen Raum wichtig: Wo findet das Event statt?

Auch wenn es bei einem Online-Event auf den ersten Blick nebensächlich erscheint: Die Auswahl des Veranstaltungsortes ist besonders wichtig. Bei einem kombinierten Event mit Live- und Online-Publikum müssen zum einen die üblichen Kriterien wie gute Verkehrsanbindung und passendes Mobiliar bedacht werden. Zum anderen ist es für ein hybrides Event essenziell, dass die technische Ausstattung vor Ort stimmt und eine geeignete Internetverbindung mit stabilem WLAN verfügbar ist, damit von allen Endgeräten auf die verwendeten Apps und Tools zugegriffen werden kann.

Wenn ein Großteil oder sogar alle Teilnehmenden online dazugeschaltet werden, bietet es sich an, als Veranstaltungsort das Unternehmen selbst zu wählen. Der Moderator kann beispielsweise aus der Eingangshalle des Unternehmens die Teilnehmenden begrüßen, oder aus einer der Filialen. So wird ein Wiedererkennungswert geschaffen und die Verbundenheit zum Unternehmen unterstützt.

 

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Keine Nebensache: Die notwendige Technik, damit das Event funktioniert

Alle netten Überraschungen und alle abwechslungsreiche Dramaturgie nutzen am Ende wenig, wenn es an der Technik hapert. Während die Teilnehmenden nur Laptop, Smartphone und Internet benötigen, ist die Liste der Anforderungen für eine störungsfreie Durchführung aufseiten des Veranstalters etwas länger. Neben Kameras, Mikrofonen, geschultem Technikpersonal und einem gutem WLAN, um die Veranstaltung zu übertragen, ist auch eine zuverlässige Plattform gefragt, um das hybride Event zu streamen. Hier empfiehlt es sich – wie auch bei klassischen Präsenzveranstaltungen –, mit einem professionellen Technikanbieter zusammenzuarbeiten. Das sorgt für eine störungsfreie Durchführung und nimmt dem Veranstalter zugleich die Angst vor dem technischen Aufwand. Die Zusammenarbeit mit Profis empfiehlt sich auch beim Thema Datenschutz – denn bei Veranstaltungen in der virtuellen Welt ist die Sicherheit der persönlichen Daten der Referenten und Teilnehmenden natürlich besonders wichtig. Daten sollten am besten lokal oder nur auf vertrauenswürdigen Servern und Cloud-Systemen, zum Beispiel mit deutschem Standort, abgelegt werden. In Deutschland gelten strengere Datenschutzrichtlinien als im Ausland. Mit Profis an der Technik, gutem Internet vor Ort und sicherem Datenaustausch steht das hybride Event auf einer soliden Basis und kann mit Leben gefüllt werden. Ins-gesamt sollte der Aufwand für eine solche Veranstaltung jedoch nicht unterschätzt werden. Auch wenn die Buchung und der Einsatz vieler klassischer Gewerke für ein hybrides Event entfallen können: Die organisatorische Arbeit verschiebt sich auf viele andere Bereiche. 

 

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Der wichtigste Faktor für ein gelungenes hybrides Event ist schließlich jedoch weder eine ausgefeilte Dramaturgie noch perfekte Technik, sondern Mut. Mut, um alle Möglichkeiten, die die digitale Welt bietet, auszunutzen. Und Mut, um etwas Neues zu wagen…

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Akademie

für Events

Ralf Schmitt

Moderator & Speaker