In der dynamischen digitalen Welt braucht es mehr als nur einen aufgeräumten Schreibtisch und eine Tasse Kaffee, um eine erfolgreiche hybride oder digitale Eventgestaltung durchzuführen. Die Organisation digitaler Events erfordert sorgfältige Planung und Ausführung. Als Personalverantwortliche:r in einem großen Unternehmen stehst du vor einer aufregenden Herausforderung. Keine Sorge, wir sind für dich da! In diesem Überlebensratgeber bieten wir dir wertvolle Tipps, um digitale Events zu gestalten, die deine Teilnehmenden begeistern werden.
1. Definiere dein Ziel:
Bevor du mit der Planung deines digitalen Events beginnst, solltest du klar festlegen, welches Ziel du erreichen möchtest. Möchtest du dein Team motivieren, neue Geschäftsstrategien vorstellen oder einfach nur für Unterhaltung sorgen? Indem du deine Ziele präzise definierst, legst du den Rahmen für dein Event fest und sicherst dir, dass alle Elemente darauf ausgerichtet sind.
2. Wähle die richtige Plattform:
Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend für den Erfolg deines digitalen Events. Es gibt viele Optionen zur Auswahl, aber nicht jede Plattform passt zu jedem Eventtyp. Bei der Entscheidung sollten Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Interaktivität, technische Anforderungen und Kosten berücksichtigt werden. Finde die Plattform, die am besten zu den Bedürfnissen deines Events passt.
3. Gestalte ein ansprechendes Programm:
Ein attraktives Programm ist der Schlüssel, um die Teilnehmenden während des gesamten Events zu begeistern. Stelle sicher, dass du eine abwechslungsreiche Mischung an Inhalten präsentierst, um Monotonie zu vermeiden. Überraschungsmomente können die Teilnehmenden zusätzlich faszinieren und engagiert halten.
4. Fördere die Interaktion:
Interaktion ist ein essentieller Bestandteil erfolgreicher digitaler Events. Nutze Funktionen wie Live-Chats, Umfragen und Breakout-Räume, um den Teilnehmenden Möglichkeiten zur aktiven Beteiligung zu bieten. Menschen möchten einbezogen und vernetzt sein, daher ist es wichtig, ihnen die Möglichkeit zur Interaktion zu geben.
5. Technische Unterstützung bei der digitalen Eventgestaltung:
Technische Probleme können den reibungslosen Ablauf deines digitalen Events gefährden. Stelle sicher, dass du ein zuverlässiges technisches Support-Team hast, das bei auftretenden Problemen schnell reagieren kann. Vor dem Event solltest du einen gründlichen Technik-Check durchführen, um sicherzustellen, dass alle Systeme einwandfrei funktionieren.
6. Übung macht den Meister:
Eine Generalprobe ist unerlässlich, um mögliche Probleme im Voraus zu identifizieren und zu beheben. Eine gut durchgeführte Generalprobe gibt dir die Sicherheit, dass alles reibungslos ablaufen wird. Nimm dir die Zeit, um alle Aspekte deines Events zu testen, angefangen bei der Technik.
7. Sei bereit, dich anzupassen:
Wie das Sprichwort sagt, „erwarte das Unerwartete“. Obwohl du alle Vorkehrungen getroffen hast, kann immer etwas schief gehen. Es ist von großer Bedeutung, flexibel zu bleiben und bereit zu sein, dich anzupassen, um unvorhergesehene Situationen zu bewältigen. Halte einen Plan B bereit, falls die Technik ausfällt oder ein/e Sprecher:in nicht auftauchen kann.
8. Sammle wertvolles Feedback:
Nach dem Event ist vor dem Event! Nutze die Gelegenheit, Feedback von den Teilnehmenden zu sammeln, um herauszufinden, was gut funktioniert hat und wo noch Verbesserungen möglich sind. Dieses Feedback wird dir helfen, zukünftige digitale und hybride Events noch erfolgreicher zu gestalten und gezielt auf die Bedürfnisse deiner Teilnehmenden einzugehen.
9. Genieße den Prozess:
Zuletzt, aber nicht weniger wichtig: Hab Spaß! Ja, die Planung eines digitalen Events kann stressig sein, aber vergiss nicht, den Prozess zu genießen. Mit der richtigen Einstellung und einer Prise Humor wird dein digitales oder hybrides Event nicht nur für die Teilnehmenden, sondern auch für dich zu einem unvergesslichen Erlebnis.
So, das war’s! Mit diesen Tipps bist du bestens gerüstet, um eine digitale Eventgestaltung zu planen, die in Erinnerung bleibt. Egal, ob du ein Neuling oder ein erfahrener Profi in der digitalen Eventplanung bist, diese Tipps werden dir helfen, dein nächstes Event auf das nächste Level zu bringen. Also schnapp dir deine To-Do-Liste und leg los – die Welt der digitalen Eventgestaltung wartet auf dich!
Bis dahin, bleib flexibel
Dein Ralf Schmitt, Vaya Wieser-Weber, Mirja Dajani
und das Team der Impulspiloten
