Wie wir bei hybriden Events gelernt haben, muss eine Veranstaltung nicht gleich komplett digital stattfinden, um von digitalen Elementen zu profitieren. Aber wie setzt man die Digitalisierung auf Events am besten um? Schließlich wollen heute alle digital sein, aber dann wirst du doch von deinem Vorgesetzten gebeten, die E-Mail für das kommende Meeting zehnfach auszudrucken. Das entspricht sicherlich nicht der ursprünglichen Vision der digitalen Transformation. Jedoch sind es nicht nur Unternehmen, die Schwierigkeiten haben, den Weg zur wirklichen Digitalisierung zu finden und Prozesse intelligent und unkompliziert zu gestalten. Auch in der Eventbranche besteht Bedarf an einer gewissen Schulung in Bezug auf die Digitalisierung. Daher freue ich mich außerordentlich, heute meinen langjährigen GSA-Kollegen Ömer Atiker auf der Impulspiloten-Bühne begrüßen zu dürfen. Ömer ist nicht nur ein gefragter Keynote-Speaker, sondern auch ein renommierter Berater für digitale Transformation, der über beeindruckende 15.000 Anhänger auf LinkedIn verfügt.
Wie ist der aktuelle Stand der Digitalisierung in der Eventbranche?
Ömer spricht unverblümt über die Herausforderungen der Digitalisierung in der Eventbranche. Er zieht gerne den Vergleich zur Wetterlage, mal sonnig, mal trüb. Doch das ist schließlich auch seine Aufgabe, denn um Verbesserungen zu erzielen, ist es notwendig, einen Schritt zurückzutreten, eine Bestandsaufnahme zu machen und die Wurzel der Probleme zu erkennen. Dabei wird schnell deutlich, dass die Schwierigkeiten oft von Grund auf entstehen. Wer sich vornimmt, sein Unternehmen digital zu transformieren, sollte sich insbesondere als Führungskraft seiner Rolle als Vorbild bewusst sein und mit positivem Beispiel vorangehen. Alles andere wird weder für die Mitarbeitenden noch für die Kund:innen glaubwürdig sein.
Digitalisierung mit erkennbarem Mehrwert
In Bezug auf die Kund:innen sollte jeder Schritt in der Digitalisierung einen realen und spürbaren Mehrwert bieten! Sicherlich sind interne Projekte, wie die Digitalisierung von Urlaubsplänen, für betriebliche Abläufe von Bedeutung, aber für deine Kund:innen, Teilnehmenden und Fans sind sie weder sichtbar noch von Interesse. Der wahre Fortschritt entsteht für sie erst, wenn sie bemerken, dass etwas nun einfacher, schneller oder besser funktioniert als zuvor.
Wie lassen sich Events noch digitaler gestalten?
Ömer ist der Ansicht, dass die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung bei einem Event genauso wie im alltäglichen Leben am besten funktioniert, wenn sie unbemerkt bleibt und nur ihre Vorteile genossen werden können. Du kennst dieses Konzept sicherlich auch aus deinem privaten Leben, denn wenn dein Smartphone oder Laptop reibungslos und problemlos funktionieren, denkst du während der Nutzung normalerweise nicht über das Thema erfolgreiche Digitalisierung nach.
Damit dies jedoch reibungslos funktioniert, sollte man als Veranstalter:in eines Events im Voraus einige Überlegungen anstellen. Grundsätzlich lassen sich die Möglichkeiten zur Digitalisierung in die „Planung und Vorbereitung“ eines Events, also das „Drumherum“, und den „Einsatz digitaler Tools während des Events“, also das „Währenddessen“, aufteilen.
Digitalisierung ohne den Fokus zu verlieren
Während der Frühphase der Corona-Pandemie ließen sich viele dazu verleiten, digitale Spielereien in ihre Events einzubauen. Einige Redner-Kolleg:innen projizierten beispielsweise eine virtuelle Abbildung von sich selbst auf die Bühne, während sie physisch hinter einem Vorhang agierten. Obwohl ein solcher Effekt auf den ersten Blick beeindruckend sein kann, ist es für Speaker:innen wichtig, dabei darauf zu achten, den Kontakt zum ihrem Publikum nicht zu verlieren.
Bei der Digitalisierung den Nutzen im Blick haben
Ömer legt besonderen Wert auf die Digitalisierung der „Drumherum“-Prozesse. Events können erheblich davon profitieren, wenn sämtliche Buchungs- und Anmeldeverfahren automatisiert und mit wenigen Klicks durchgeführt werden können. Der Check-In bei einem Event sollte genauso mühelos sein wie das Online-Einchecken für einen Flug, das Buchen von Gepäck und Sonderleistungen und schließlich das Vorzeigen der digitalen Bordkarte am Gate. Dabei ist es nicht zwingend notwendig, das Rad neu zu erfinden, sondern man kann auf bewährte und etablierte Anbieter zurückgreifen.
Event-Digitalisierung erfolgreich umsetzen
Nachdem das „Drumherum“ optimiert ist und alle Teilnehmenden erfolgreich gebucht und eingecheckt haben, steht die Digitalisierung des „Währenddessen“ an. Ömers wichtigster Ratschlag in diesem Zusammenhang lautet: „Mache dir Gedanken darüber, wer kommt und warum sie überhaupt teilnehmen.“ Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf kann man bereits bei der Eventplanung unnötige Elemente ausschließen. Eine Fotobox oder eine Twitterwall sollten nur dann zum Einsatz kommen, wenn sie im Gesamtkonzept einen sinnvollen Mehrwert bieten und nicht nur, weil sie vielleicht cool erscheinen.
- Umfrage-Tools
Eine effektive Methode zur Nutzung digitaler Tools besteht darin, die Teilnehmenden bereits vor dem Event nach ihren Wünschen und Bedürfnissen zu befragen. Im ersten Schritt kann eine allgemeine Umfrage durchgeführt werden, um vorab herauszufinden, wer aufgrund ihrer Fähigkeiten und Interessen unbedingt zu einer Veranstaltung eingeladen werden sollte.
Sobald die Teilnehmenden feststehen, ist es möglich, weitere detaillierte Befragungen durchzuführen, um herauszufinden, welche spezifischen Fragen und Anliegen sie haben. Welche Themen beschäftigen sie? Gibt es mögliche Ängste oder Bedenken unter den Teilnehmenden?
Bei den Impulspiloten setzen wir gerne das Umfragetool Mentimeter für kleine Umfragen während des Events oder der Weiterbildung ein. Dieses Tool zeichnet sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche aus.
- Zufallsgenerator
Auch bei der Einteilung der Teilnehmenden in Gruppen lohnt es sich, digitale Lösungen zu verwenden und entsprechende Tools zu nutzen. Die Arbeit in verschiedenen Kleingruppen, die bei Bedarf sogar mehrfach neu zusammengestellt werden können, bringt Leben in jede Veranstaltung und sorgt dafür, dass die Teilnehmenden aktiv bleiben.
- Digitale Medien
Idealerweise werden auch in dieser Phase digitale Medien wie kurze Zusammenfassungsvideos genutzt, um die Ergebnisse kurz und prägnant vor dem gesamten Plenum zu präsentieren. Dennoch ist zu beachten, dass Medien kein Selbstzweck sind und nur dann eingesetzt werden sollten, wenn sie in den Kontext passen.
„Digitalisierung muss selbstverständlich sein und menschlich. Don´t make me think – je weniger Fragezeichen ich am Ende habe, desto besser.“
Ömer Atiker
4 Tipps für die erfolgreiche Digitalisierung jedes Events:
1. Digitale Tools sind kein Selbstzweck sondern sollten den Veranstaltenden und/oder den Teilnehmenden einen spürbaren Nutzen bringen.
2. Nutze vorab Umfragetools: Sie erleichtern dir, die Bedürfnisse und Wünsche Einzelner in Großgruppen zu ermitteln.
3. Das WLAN muss laufen: So einfach es klingt, doch die Basics sind wichtig.
4. Don´t make me think: Digitalisierung sollte immer selbsterklärend sein und keine Fragezeichen bei den Nutzer:innen aufwerfen.
Für noch mehr einfache Tipps und Tricks aus der Event-Branche schau dir auch die anderen Experten-Talk Videos mit unserer bunten Mischung aus spannenden Gästen an – oder hör mal ganz bequem von unterwegs in unseren Podcast „Event Impulse“ rein.
Bis dahin, bleibt flexibel
Ralf Schmitt, Vaya Wieser-Weber, Mirja Dajani
und das Team der Impulspiloten
