Mirja Dajani ist bereits seit 10 Jahren für Ralf Schmitt und die Impulspiloten tätig. Seit diesem Jahr ist sie außerdem als Geschäftsführung für den Bereich Event verantwortlich. Das pandemiebedingte Veranstaltungsverbot im März 2020 hat dazu geführt, dass sich Mirja gemeinsam mit dem Team der Impulspiloten nach und nach auf digitale und hybride Business-Events spezialisiert hat. Seitdem haben die Impulspiloten über 150 digitale und hybride Events veranstaltet, bei denen sich ein großer Schatz an Praxiswissen angesammelt hat. Aus diesem Wissen wollen wir hier die wichtigsten Vorteile und Herausforderungen bei hybriden Events zusammenfassen und weitergeben.
Wie funktionieren hybride Events?
Events, die ausschließlich digital konzipiert sind, werden komplett dezentral veranstaltet und von einer Technikzentrale aus gesteuert. Also sitzen alle Beteiligten remote vor einer Kamera und das Publikum schaut sich individuell am eigenen Bildschirm den Stream an.
Hybride Events dagegen können in zwei unterschiedlichen Formen stattfinden. Bei der ersten Möglichkeit treten die Präsentierenden in einem Streaming-Studio vor die Kamera, während externe Gäste live hinzugeschaltet werden können und die Zuschauer bestehen aus einem reinen Onlinepublikum. Bei der zweiten Option befindet sich zusätzlich zu den Live- und Onlinegästen auch das Publikum live im Studio. Eine online Zuschaltung ist dabei natürlich ebenfalls möglich.
Digitale IdeenExpo – Ein hybrides Event in der Praxis
Die IdeenExpo hat sich zum Ziel gesetzt, junge Menschen für die MINT-Berufsfelder – Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik – zu begeistern. In ihrem ursprünglichen Präsenzformat gilt die Messe damit als Europas größtes Jugend-Event dieser Art.
Das Besondere an der IdeenExpo 2021 war allerdings, dass diese als hybride Veranstaltung umgesetzt wurde. Zusätzlich zu einem Publikum vor Ort von circa 600 Schülern an zwei Tagen, gab es so auch rund 70.000 Online-Zuschaltungen.
Der große Vorteil dieses Formates: Nicht nur SchülerInnen aus Niedersachsen, sondern auch aus ganz Deutschland hatten die Chance an der IdeenExpo 2021 teilnehmen. Auf diese Weise konnte das selbsternannte „größte Klassenzimmer der Welt“ eine größere Zielgruppe erreichen als je zuvor.
Eine große Herausforderung war allerdings, dass die IdeenExpo seit 2007 als große „Mitmach-Aktion“ bekannt und beliebt ist. Klar war – das wird digital nicht in derselben Form und Intensität möglich sein. In der Konsequenz musste das Online-Programm also extrem kurzweilig sein, um das Event trotz der neuen Voraussetzungen spannend zu halten.
Für das Format wurde auf Folgendes geachtet:
- Es wurden nie mehr als 2 Aussteller nacheinander vorgestellt.
- Danach folgte immer ein Entertainment-Highlight.
- Kein Slot dauerte länger als 10 Minuten.
- Darin enthalten waren auch die Außenschalten aufs Gelände und die Video-Einspieler.
- Die durchschnittliche Länge der Beiträge lag bei ca. 5 Minuten.
- Es gab keine Vorträge, sondern nur Interviews.
- Dabei wurden nicht wie sonst die klassischen Ansprechpartner aus den Personalabteilungen, sondern die Azubis befragt.
Herausforderungen hybrider Events
Da bei hybriden Events viele Eventgewerke in enger Zusammenarbeit stehen, ist es bei digitalen und hybriden Events eine große Herausforderung, bereits sehr früh und sehr detailliert mit der Planung zu beginnen.
Die Regiepläne für digitale und hybride Events sind im Vergleich zu Live-Events um einiges komplexer. Daher sind spontane Änderungen auch bedeutend aufwändiger umzusetzen, als es bei Live-Events der Fall ist. Dieser Punkt ist besonders den Kunden gegenüber oftmals schwierig zu kommunizieren.
Abwechslung
Um den Sehgewohnheiten eines online Publikums Rechnung zu tragen ist es wichtig, im Programm für Abwechslung zu sorgen. Denn wer sich online langweilt ist mit wenigen Klicks ausgeloggt und über alle Berge.
Folgende Vorschläge bringen Abwechslung:
- Stark inhaltliche Parts mit unterhaltenden oder interaktiven Elementen abwechseln.
- Lange Redebeiträge auf ein Minimum kürzen – maximal 10-15 Minuten
- Muss es doch mal länger sein, den Redepart in mehrere Teile runter brechen und mit anderen Programmpunkten abwechseln.
- Vorträge entweder sehr unterhaltend und visuell ansprechend aufbereiten
- …oder die relevanten Informationen im Experten-Interview präsentieren .
Kosten und Aufwand
Bei einem hybriden Event müssen die Bedürfnisse von gleich zwei Publikumsarten – live und online – berücksichtigt werden. Dementsprechend sollte das ganze Event auch aus den 2 Blickwinkeln konzipiert werden. Das bedeutet wiederum einen recht großen Mehraufwand bei der Planung und Umsetzung, dessen man sich vorab bewusst sein muss.
Darüber hinaus verursachen zum einen der Stream und zum anderen die Beschallung des Live-Publikums zum Teil doppelte Kosten für die Technik.
Welche Vorteile bieten hybride Events?
Mit der zeitgleichen Ansprache von Live- und Onlinepublikum bieten sich natürlich auch große Chancen. Durch die größere Reichweite können automatisch mehr Menschen digital erreicht werden.
Noch ein weiterer Pluspunkt: Es können unkompliziert spannende Gäste zu einem hybriden Event hinzugeschaltet werden. Auch wenn deren enger Zeitplan oder weite Anreise sonst keinen Auftritt vor Ort erlauben würden. In diesem Fall entfallen darüber hinaus auch noch Kosten für Anreise und Unterbringung und nebenbei wird der nötige Zeitaufwand reduziert.
Sind hybride Events auch nach der Pandemie noch relevant?
Wir alle hoffen auf die baldige Rückkehr zu Live-Events. Die Vorteile von hybriden Events, sind jedoch nach den Erfahrungen der letzten zwei Jahre nicht mehr von der Hand zu weisen.
Für Mirja Dajani sind sie auch in Zukunft eine wichtige Option im Live-Kommunikationsmix. Wichtig ist nur, sich vorab das Kommunikationsziel des gewünschten Events klarzumachen.
Im zweiten Schritt sollte man dann schauen, ob das Event am besten live, digital oder hybrid stattfinden soll, um dieses Ziel auch zu erreichen. In einigen Fällen kann es auch vorteilhafter sein, anstatt eines einzigen hybriden Events, bewusst zwei separate Veranstaltungen zu konzipieren. Eine davon in Präsenz und die andere digital.
Bleibt flexibel
Euer Ralf Schmitt und das Team der Impulspiloten
